Возможно ли сегодня построить интегрированную систему электронного документооборота?

Нас всегда разочаровывала практика построения отдельных систем документооборота. Отдельных в том смысле, что системы обработки структурированной информации (отчетность, продажи, MRP, и прочие системы управления ресурсами) работают отдельно, а документооборот — отдельно. И еще отдельно работают консультанты по бизнес-процессам, которые рисуют свои схемы бизнес-процессов (БП), описывают входы, выходы, ресурсы, владельцев… отдельно от реальных систем автоматизации. В лучшем случае из этих схем БП рождаются и поддерживаются регламенты, по которым организация реально живет. В регламентах указаны рабочие места (подразделения, роли), по которым проходит БП, а уж что там автоматизировано, что нет, как эти системы интегрированы, оптимально это или бессмысленно – до этого консультанты по бизнес-процессам не доходят.

Например, бизнес-процесс согласования документов, имеющих отношение к структурированной информации (таких как, отгрузка товара без оплаты, или затратный договор, или счет к оплате…) эти документы не могут быть оптимально обработаны изолированными системами документооборота. Если попытаться запустить такое согласование – от системы будет скорее вред, чем польза: Инициирующий пользователь должен вручную загрузить документ в систему (хотя документ, возможно уже существует в электронном виде, например, в торговой системе). Согласующий пользователь должен запустить отдельную систему контроля бюджета, вручную сформировать запрос к системе для проверки остатка бюджета и согласовать счет на оплату. При этом согласующий пользователь должен вручную занести в бюджетную систему параметры утвержденного счета и т.д.

В силу этой изолированности от систем управления ресурсами, системы документооборота, как правило, исполняют лишь несколько делопроизводственных и бюрократических функций. Это:

  • Регистрация входящих и исходящих документов (включая классический процесс «расписывания» и «визирования» входящей корреспонденции )
  • Контроль исполнения поручений, включая контроль исполнения визы руководителя на входящем документе. (Виза руководителя – это поручение, поставленное аппаратом начальника на контроль). Приказы анализируются аппаратом руководителя, из них вычленяются отдельные поручения с контрольными сроками и ставятся на контроль. Также протоколы заседаний органов управления.
  • Согласование документов (более всего подходит для согласования подготавливаемых на подпись начальнику исходящих писем и локальных нормативных актов – приказов, регламентов…)

Таким образом:

Эффект от внедрения такой системы: Часть официальных документов и корреспонденции компании помещены в базу данных (документами это можно считать, если используется ЭЦП – электронная цифровая подпись). Можно проследить, кто что когда кому направлял, поручал и чем завершилось по поводу любого из этих документов. Речь идет, как правило, о той части электронных документов, которые не обрабатываются специализированными системами, такими как системы управления ресурсами.

Это уже неплохо. Что еще?

Очень важный момент. А как насчет документов для проверяющих органов? Налоговая, прокуратура, различные инспекции… Все ли документы, необходимые для предоставления проверяющим органам оказались в системе в электронном виде? (вопрос ставится, исходя из предположения, что компания заинтересована быстрее подобрать и предоставить документы, нежели спрятать…)

Многие документы (договоры, акты выполненных работ, счета, счета фактуры, платежные поручения, бухгалтерская отчетность …) окажутся только в папках первичных документов в бухгалтерии. Проектная и эксплуатационная техническая документация, досье арбитражных дел, досье инвестиционных проектов, закупочная документация… — в соответствующих подразделениях.
И к чему мы это обсуждаем, спросите вы. Нельзя же все возможные документопотоки охватить одной системой? И чем плохо, если часть массива электронных документов накапливается в одной системе, а часть в другой – было бы известно, что где находится.

Действительно, давайте определимся, каковы критерии удачной системы электронного документооборота. Представим себе конструкцию удачной интегрированной системы на основе общей шины (модульной архитектуры) и отдельные подсистемы (модули), подключаемые к такой шине так, что все вместе это работает как единый организм. Заметьте, что удачная архитектура предполагает, что производители отдельных модулей не работали под единым управлением, а проектировали свои системы на основе некоторого интерфейсного соглашения (так устроен всем известный ПК – персональный компьютер: материнская плата, на которой установлен центральный микропроцессор системы снабжена также общей шиной, в которую можно «втыкать» платы различных производителей ).

Схема построения системы документооборота

Схема построения системы документооборота

Вот такой модульной системой, снабженной центром управления бизнес-процессами и шиной для подключения частных информационных систем нам представляется удачная система электронного документооборота компании. Все документы компании, в случае если маршрут их обработки затрагивает две и более системы, должны передаваться посредством общей шины документооборота. Главная задача системы документооборота – быть единым центром управления бизнес-процессов компании. Иметь графический интерфейс формирования и изменения бизнес-процессов. Система должна иметь возможность «перехватывать» документы, транспортируемы по общей шине документооборота и отправлять их в хранилище официальных документов на случай необходимости предоставления внешним проверяющим органам (в практике американских компаний: концепция «records management», директива DoD 5055 ).

И что дальше? Мечты стимулируют нас к развитию. Но насколько реально построить такую систему?

Необходимые технологии уже появились и внедряются в повседневную практику компаний.

Обзор технологий будет опубликован в одной из следующих статей на сайте www.stavt.ru
Воспроизведение данной статьи разрешается целиком со ссылкой на сайт www.stavt.ru, либо частично со ссылкой на оригинальную статью на сайте www.stavt.ru

Ключевые слова:

Комментарии закрыты.